إدارة المخازن والمشتريات في المطاعم والكافيهات

تساعد إدارة المخازن والمشتريات في المطاعم والكافيهات على تحقيق التوازن بين توافر المنتجات، والجودة، والتكاليف، الأمر الذي يؤدي إلى تحسين الأداء وزيادة الأرباح.

تعريف إدارة المخازن والمشتريات وأهميتها في قطاع المطاعم والكافيهات

إدارة المخازن والمشتريات هي عبارة عن عملية تشمل تخطيط وشراء وتخزين وتتبع المواد الخام والمكونات والمعدات داخل المطاعم والكافيهات، بهدف ضمان توفيرها بالكميات المناسبة وبأعلى جودة، بالإضافة إلى دورها في تقليل الهدر والتكاليف بشكل عام.

وتتمثل أهمية إدارة المخزون والمشتريات وسلاسل الإمداد لقطاع المطاعم والكافيهات في:

• تقليل التكاليف التشغيلية عبر التخطيط الجيد وتجنب الشراء الزائد وتقليل الفاقد.
• ضمان استمرارية العمل وتجنب نفاذ المواد الخام للمطاعم أو المكونات الأساسية من المخزون.
• توفير المواد في الوقت المناسب لضمان تقديم الخدمة داخل المطعم أو المقهى دون انقطاع.
• تحسين جودة الطعام عبر ضمان استخدام مواد طازجة وعالية الجودة.
• تسهيل عمليات وطريقة جرد المطاعم والمتابعة الفورية لحالة المخزون.
• تحديد المنتجات الأكثر طلباً وتحسين استراتيجية الشراء.

أقرا أيضا : ادارة المخزون والمشتريات في المطاعم والكفاءة التشغيلية

المقارنة بين إدارة المخازن والمشتريات اليدوية والإلكترونية

أولا : المخازن والمشتريات اليدوية

تعد إدارة مراقبة المخزون والمشتريات اليدوية عرضة للأخطاء البشرية، كما تتطلب وقتاً طويلاً للجرد يدوياً، ولكنها تتميز بالتكلفة الأقل على المدى القصير رغم إنها بطيئة وتحتاج إلى جهود كبيرة، بالإضافة إلى الصعوبة في تنسيق الطلبات مع المطبخ والمحاسبة.
كما تحتاج إدارة المخزون في المطاعم بشكل يدوي إلى متابعة مستمرة مع الموظفين، فضلا عن الصعوبة في تتبع المواد وتحديد مصدر الأخطاء واحتمالية فقدان المواد بسبب سوء الإدارة.

ثانيا : المخازن والمشتريات الإلكترونية

تتميز إدارة مخازن المطاعم والمشتريات بشكل إلكتروني بالدقة العالية مع إمكانية التتبع اللحظي للمخزون وتقارير فورية، بالإضافة إلى السرعة وتوفير الوقت والجهد، التكامل مع أنظمة المبيعات والطلبات.
كما تتميز إدارة المخازن والمستودعات الإلكترونية بالقدرة على إعداد طلبات تلقائية بناءً على مستوى المخزون، والتتبع الكامل لجميع العمليات والمشتريات.

لماذا إدارة المخزون والمشتريات مهمة للمطاعم والكافيهات؟

تعتبر إدارة المخزون والمشتريات من الأمور المهمة التي تلعب دوراً مهماً في نجاح المطاعم والكافيهات، لعدة أسباب:

• المساهمة في تقليل التكاليف التشغيلية من خلال تجنب الشراء العشوائي والحد من الفاقد، وتحسين الكميات المطلوبة بناءً على الطلب الفعلي.
• ضمان استمرارية العمل من خلال منع نفاذ المكونات الأساسية التي قد تعطل الخدمة، وتحسين التخطيط للطلبات لضمان التوافر الدائم.
• تحسين جودة الطعام والخدمة والتأكد من استخدام مواد طازجة وعالية الجودة.
• تعزيز الكفاءة التشغيلية من خلال تسريع عمليات الجرد وإدارة الطلبات من الموردين.
• تنظيم المشتريات لتجنب التخزين الزائد أو الناقص.
• تقليل الهدر وزيادة الأرباح من خلال تحليل البيانات لتوقع الاحتياجات بدقة، وتقليل إهدار المواد الخام عبر التخزين والاستخدام الصحيح.
• القدرة على تحسين العلاقة مع الموردين عبر التفاوض على أسعار وشروط أفضل، وضمان التوريد المستمر بجودة عالية.

اقرا المزيد : نظام إدارة المخزون تحسين الكفاءة وتقليل هدر المواد

كيف تعمل إدارة المخازن والمشتريات في المطاعم والكافيهات مع تحليل الطلب وتوقعات المبيعات؟

تعتمد إدارة المخازن والمشتريات في المطاعم والكافيهات بشكل كبير على تحليل الطلب وتوقعات المبيعات من خلال القيام بـ:

• جمع بيانات المبيعات السابقة مع التركيز على الفترات الزمنية المختلفة مثل مواسم الأعياد، ونهاية الأسبوع أو الأيام العادية.
• تحليل البيانات للكشف عن الأنماط والاتجاهات في الطلب مثل الأطباق الأكثر شعبية والأوقات التي يكون فيها الطلب مرتفعاً.
• بناء توقعات دقيقة للمبيعات المستقبلية باستخدام البيانات التاريخية والنماذج الإحصائية.
• تحديد احتياجات المخزون والكميات المطلوبة بناءً على توقعات المبيعات.
• إنشاء جداول زمنية للطلبات لتلبية الاحتياجات بناءً على توقعات الطلب.
• التفاوض مع الموردين وبناء علاقات قوية معهم للحصول على أفضل الأسعار والشروط.
• مراقبة المخزون واستخدام أنظمة التتبع اللحظي لمتابعة الكميات المتوفرة لحظياً لتجنب النفاذ أو الفائض.
• تحليل الأداء بشكل دوري لمعرفة مدى دقة التوقعات وتحسين استراتيجيات الشراء وإدارة المخزون بناءً على النتائج والملاحظات.

اقرا أيضا : ما دور تقارير المستودعات ومراقبة المخزون في تحسين أداء المطاعم؟

تأثير إدارة المخازن والمشتريات في المطاعم والكافيهات على تكاليف التشغيل والأرباح

تؤثر إدارة المخازن والمشتريات بشكل مباشر على تكاليف تشغيل وأرباح المطاعم والكافيهات من خلال:

• تساعد إدارة المخزون على تقليل الفاقد والهدر الناتج عن انتهاء صلاحية المواد أو التلف، وبالتالي تقليل تكاليف التشغيل بشكل فعال.
• يساعد تحليل احتياجات المخزون على الشراء بكميات مناسبة، وهو ما يقلل من تكاليف الشراء الزائدة أو النقل.
• تساعد إدارة التخزين بشكل جيد في تقليل المساحة المطلوبة، وبالتالي تقليل تكاليف الإيجار والمرافق.
• تتيح إدارة المشتريات للمطاعم والكافيهات التفاوض مع موردين موثوقين، وهو ما يضمن جودة عالية للمنتجات.
• تساعد إدارة المخزون على تلبية الطلب بدقة من خلال التحليل الدقيق لطلب العملاء.

تعرف أيضا : 10 أخطاء شائعة في إدارة المخزون داخل المطاعم وكيفية تجنبها مع بون تك

كيفية اختيار أفضل برنامج إدارة المخازن والمشتريات في المطاعم والكافيهات؟

تعد بون تك من أفضل شركات إدارة المطاعم والكافيهات والمختصة في كيفية إدارة المخازن والمشتريات، حيث تقدم لعملائها:

• واجهة سهلة الاستخدام وسريعة التعلم لفريق العمل.
• التكامل مع أنظمة إدارة المطاعم الأخرى مثل نقاط البيع.
• إدارة المخزون بدقة.
• تحليل الطلب والتوقعات عبر تقارير وتحليلات متقدمة.
• القدرة على التحكم في التكاليف والمشتريات.